30 x Viadrina & ich – „Ich liebe es, an dieser Universität zu arbeiten“

In der Reihe „30 x Viadrina & ich“  erzählt Finanzdezernent Heiko Wessely im Interview, welche Meilensteine er seit 1995 an der Viadrina erlebt und wie er die Kreditkarten der Europa-Universität verwaltet. Anlässlich von 30 Jahren Europa-Universität berichten 30 Menschen – vom Erstsemester bis zur emeritierten Professorin – welche Rolle die Viadrina in ihrem Leben spielt. 

Herr Wessely, wie ist es die Kreditkarten der Viadrina zu verwalten?

Das ist ganz einfach. Ich benutze sie nicht, andere benutzen sie (lacht). Vor fünf Jahren haben wir eine dezentrale Budgetierung eingeführt. Die Idee dahinter: Hier ist dein Geld, verwalte es gut und gehe sparsam damit um. Wir gehen davon aus, dass die einzelnen Bereiche am besten darüber Bescheid wissen, was für sie notwendig ist und was nicht. Wir versuchen ihnen dafür die Mittel bereitzustellen. Das ist natürlich eine Delegation von Verantwortung und sicherlich haben wir eine Veto-Funktion, aber grundsätzlich ist die Idee, Freiheiten zu schaffen. Das hat sich meiner Meinung nach bewährt.

Seit 1995 sind Sie an der Europa-Universität Viadrina. In welcher Abteilung haben Sie angefangen?

Ich habe in der Beschaffung angefangen und Projekte innerhalb des Dezernates für Finanzen bearbeitet – zum Beispiel die Einführung von Buchhaltungs- und Kassensoftware. Damit war ich die Schnittstelle zum Informations-, Kommunikations- und Multimediazentrum – unserer IT-Abteilung. Anschließend bin ich ins Haushaltssachgebiet gewechselt und habe mich dann – als wir Stiftung geworden sind – mit den Zuwendungen des Landes beschäftigt. Seit drei Jahren bin ich nun Dezernent für Finanzen an der Viadrina.

Finanzdezernent: Heiko Wessely, Foto: Heide Fest

Was genau sind Ihre Aufgaben dort?

Ich versuche den internen Verantwortungsbereichen die finanziellen Mittel zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, und gleichzeitig den externen Vorgaben und Regeln zu entsprechen. Das klingt einfach, bedeutet allerdings das Bedienen eines spannenden Feldes von Stakeholdern. Wir haben auf der einen Seite die Kommunikation in die Universität. Und dann haben wir die Externen: also das Land und ungefähr 100 Drittmittelgeber, den Stiftungsrat als oberste Steuerungseinheit und weitere wie Finanzämter oder Versicherungsanstalten. Bislang wurden wir bei jedem Jahresabschluss positiv bewertet. Unsere Jahresabschlüsse sind in der Regel nach drei bis vier Monaten da. Das ist eher unüblich.

Wie sieht der Alltag in Ihrer Abteilung aus?

Wir haben auf der einen Seite die Jahresroutine. Dazu gehören: Planung, Abstimmung, Umsetzung, Abrechnung und Prüfung. Und die zweite Seite: Das sind die Projekte, die wir in den Jahresplan mit einschieben.

Welche Themen sind gerade aktuell und wichtig?

Die sinkenden Studierendenzahlen haben natürlich Einfluss auf den Haushalt. Wir bekommen unser Geld nach der Anzahl der Studierenden. Ein zweites Thema ist der Generationenwechsel bei unseren Mitarbeitenden. Wissenstransfer ist dabei das Stichwort. Die Organisation soll möglichst wenig Wissen verlieren. Und das dritte Thema ist die Digitalisierung. Bei allem spielt Motivation eine entscheidende Rolle.

Wie sieht die für Sie aus?

Ich versuche sie vorzuleben und meinen Mitarbeitenden Freiheiten zu geben. Dadurch tragen sie Verantwortung, bekommen aber auch Gestaltungsspielraum, in dem sie wirken können.

Was hat Sie an die Viadrina gezogen?

Ich habe damals eine spannende Aufgabe gesucht. Gebürtig bin ich Frankfurter. Nach meinem Studium in Bernau hatte ich tatsächlich mehrere Zusagen von Verwaltungen. Ich hatte das große Glück, dass ich mit der Viadrina die richtige Entscheidung getroffen habe. Ich liebe es, an dieser Universität zu arbeiten: Das ist aus tiefstem Herzen ernst gemeint. Wir sind größentechnisch eine flexible Institution. Wir können etwas bewegen. Ich kann hier selbst Ideen umsetzen, ich kann die Buchhaltung mitgestalten. Das geht in großen Verwaltungen eher nicht.

Hat sich Ihr Blick auf die Europa-Universität verändert?

Es gab mehrere Phasen, die ich miterlebt habe: `95 bis 2000. Das war der Aufbau. Alles, was wir gemacht haben, war neu. Ich war es auch. Die Universität hat sich damals entwickelt, viel ausprobiert – wie ein Kleinkind. Dann kam Frau Prof. Gesine Schwan. Das war ein großer Meilenstein – vor allem in der Außenwirkung. Man kann da unterschiedlicher Auffassung in den Ergebnissen sein, aber sie hat meiner Meinung nach viel bewegt: von der Verwaltungsoptimierung, die sie angestoßen hat, bis zur Stiftungswerdung. Bei diesem Prozess hat sich für 80 Prozent der Leute in der Universität nichts geändert. Für uns hat sich die Arbeit zu 80 Prozent geändert. Seitdem sind wir nicht mehr im Land in der Buchhaltung integriert, sondern eigenständig. Das war ein riesiger Schritt 2008, der uns mehr Freiheiten gegeben hat. Sie nannten selbst das Beispiel Kreditkarte: Eine Kreditkarte zu führen ist für andere Universitäten ein riesiges Theater. Das müssen Sie beim Land beantragen usw., wir nicht. Aus finanzieller Sicht war die Stiftungswerdung für uns ein voller Erfolg.

Was war der nächste große Schritt?

Das ist die Digitalisierung. Buchhaltung ist sehr konservativ und papierorientiert. Aber Corona hat die Digitalisierung beschleunigt; deshalb haben wir eine neue Software zur Erleichterung der Papierberge und Abläufe angeschafft.

Stichwort Pandemie: Damit war – wir erleben es gerade wieder – der Arbeitsort nicht mehr nur das Büro. Wie halten Sie es diesbezüglich?

Ich finde die Mischung spannend. Einige Aufgaben kann ich zu Hause besser erledigen und gleichzeitig mag ich es, ins Büro zukommen. Der Kontakt mit den Leuten ist mir wichtig.

Was für eine Rolle spielt die Doppelstadt Frankfurt (Oder)-Słubice bei Ihrer Arbeit?

1980 bis `91 war die Zeit, in der ich in Frankfurt bewusst aufgewachsen bin. In diesem Zeitraum war die Grenze zu Polen noch zu. Da war Polen so weit weg für mich wie Frankreich. `91 wurde sie geöffnet und vieles hat sich enorm geändert: Ich habe in Polen Urlaube verbracht, Freunde gefunden, war und bin regelmäßig dort. Auch über den dienstlichen Weg war ich oft in Polen. Außerdem haben wir polnische Kolleginnen und Kollegen. Das ist alles total positiv und heute Normalität. Für mich existiert die Grenze nicht mehr. Das Einzige, was für mich noch existiert – Asche auf mein Haupt – ist die Sprachbarriere.

Wie hebt sich die Viadrina Ihrer Meinung nach von anderen Universitäten ab?

Wir sind beweglich, wir sind innovativ. Wenn uns eine Idee gut vorkommt, probieren wir das aus – neugierig, wenn man so will. Wir sind jetzt professioneller geworden. Früher war das mehr Try-and-Error. Wir sind zwar schon 500 Jahr alt, aber eigentlich sind wir noch ein Teenager.

Was wünschen Sie der Viadrina? Wie soll es weitergehen?

Ich könnte jetzt als Buchhalter sagen: Es soll alles so bleiben wie es ist. Aber ich blicke nach vorn: Ich wünsche mir noch mehr Studierende. Vor allem sollen sie erkennen, dass die Viadrina und die Region sehr spannend sind. Ja, Frankfurt ist eine nicht so schöne Stadt, aber die Möglichkeiten sind doch fantastisch. Sie können hier Leben gestalten, wenn Sie wollen. Das Betreuungsverhältnis ist aus Studierendensicht bei uns ein Traum.

Und sonst?

Immer schön Geld in der Kasse haben (lacht).

(KH)